印鑑登録は「実印」を作る手続きではない
印鑑登録とは、役所にひとつの印鑑を「この人の印です」と登録してもらう制度です。登録した印鑑を実印と呼びます。つまり実印は、印鑑そのものの種類ではなく、登録された印鑑のことを指します。三文判でも登録すれば実印になりますし、高価な印鑑でも登録していなければ実印ではありません。
この誤解は意外と多いです。「実印用の印鑑」を買っただけで手続きが済んだと思い込み、契約の場で「印鑑証明書がない」と慌てる人がいます。印鑑証明書は、登録した印鑑と持参した印鑑が同じものだと証明する紙です。登録なしに証明書は出ません。
たとえば、住宅ローンの契約で「実印を押してください」と言われたとします。この場合、印鑑を押すだけでなく、その印鑑が本人のものであると証明する印鑑証明書もセットで求められます。印鑑だけ持って行っても契約は進みません。
例外もあります。15歳未満の人や、意思能力がないと判断される人は登録できません。また、住民登録をしていない自治体では登録できません。住民票のある市区町村でしか印鑑登録はできないという点は、意外と忘れられがちです。
登録前に準備するものを確認する
必要なのは、登録する印鑑と本人確認書類、この二つが基本です。印鑑は既製品でも構いませんが、住民票に記載された氏名・氏または名のどれかと一致している必要があります。
本人確認書類は、運転免許証やマイナンバーカードのような写真付きのものなら、その日のうちに登録が完了することが多いです。写真のない書類しかない場合は、後日改めて本人確認の通知が届く方式になることがあります。この違いを知らずに窓口へ行くと、「今日中に証明書が欲しかったのに」と困る人が出てきます。
印鑑のサイズにも決まりがあります。一辺が8ミリの正方形に収まる小さすぎる印鑑や、25ミリの正方形をこえる大きすぎる印鑑は登録できません。シャチハタのようにゴム印で作られ、インクが内蔵されているタイプも対象外です。朱肉を使う印鑑であることが条件になります。
ここは迷うところですが、夫婦や親子で同じ印鑑を使うことはできません。世帯内でも一人一印が原則です。同じ苗字の家族が同じ印鑑を持ち込んで、片方が登録できないというケースは実際に起こります。事前に、家族の誰がどの印鑑を使うか確認しておくと窓口で二度手間になりません。
窓口での登録は思うより短時間で終わる
手続きの流れは、申請書に記入し、印鑑と本人確認書類を提出し、審査を受けて登録完了、という順番です。写真付きの本人確認書類があれば、待ち時間を除けば15分ほどで終わることが多いです。
窓口では、まず申請書に氏名・住所・登録する印鑑の押印をします。その場で担当者が印影を確認し、システムに登録します。登録が終わると、印鑑登録証というカードが発行されます。このカードは印鑑証明書を取るときに必要になるので、印鑑証明書そのものと同じくらい大切に扱う必要があります。
たとえば、平日の午前中に窓口を訪れ、免許証と印鑑を提出したとします。記入と審査を含めて20分ほどで印鑑登録証を受け取り、そのまま同じ窓口で印鑑証明書も申請できる、という流れが一般的です。登録と証明書発行を同じ日にまとめて済ませる人は少なくありません。
本人確認書類が保険証など写真のないものだけの場合は、その場での即日登録ができず、照会書という書類が自宅に郵送される方式に切り替わります。照会書に必要事項を書いて返送するか、改めて窓口に持参する必要があり、結果として登録完了まで数日から2週間ほどかかることがあります。急いでいる人はこの点を先に確認したほうがいいでしょう。
印鑑証明書の取り方と使うときの注意
印鑑証明書は、登録した印鑑と同じものであることを証明する紙で、印鑑登録証を窓口に提示すれば発行してもらえます。多くの自治体では、マイナンバーカードを使ってコンビニのマルチコピー機で取得できる仕組みも用意されています。
証明書には有効期限そのものはありませんが、使う相手側が「発行から3か月以内」「6か月以内」などの条件をつけていることがほとんどです。不動産の契約や車の購入といった場面では、この期限切れが原因でやり直しを求められることがあります。
具体的には、車を購入する契約で、契約日から2か月前に取った印鑑証明書を提出したところ、販売店側の基準では3か月以内なら有効とされ問題なく通った、というケースがあります。一方で、不動産会社によっては1か月以内の発行を求めることもあり、基準は提出先ごとに違います。使う予定が決まったら、期限を先に確認してから証明書を取るほうが無駄がありません。
注意したいのは、印鑑登録証とマイナンバーカードは別物だという点です。マイナンバーカードのICチップに印鑑登録の情報が紐づけられている自治体も増えていますが、紐づけには別途申請が必要な場合があります。何も申請せずにカードを持って行っても、コンビニでは発行できないことがあります。
つまずきやすいのは本人以外が動くとき
登録や証明書の取得を本人以外が行うと、手続きが一段階増えます。代理人が印鑑登録をする場合、本人が書いた委任状に加えて、後日本人あてに照会状が郵送される方式になることが多く、即日での登録はほぼできません。
これは、印鑑登録が「その人の意思で登録した印鑑」であることを保証するための仕組みです。代理人が窓口に来ただけで登録できてしまうと、本人の知らないところで別人の印鑑が実印として登録されるおそれがあります。そのための時間差だと考えると納得しやすいはずです。
たとえば、親の代わりに息子が印鑑登録をしようとして窓口に行ったところ、その場では受け付けだけで、後日親のもとに確認の書類が届き、記入して返送してようやく登録が完了した、という流れになることがあります。急ぎで契約を控えている場合、この時間差を見込んで早めに動く必要があります。
- 印鑑登録証を紛失した場合は、すぐに廃止の届け出をして、新しい登録をやり直す必要があります
- 引っ越しで他の市区町村に住所を移すと、登録は自動的に失効し、新しい住所地で再登録が必要になります
結婚や離婚で氏が変わった場合も、登録した印影の氏名が住民票と一致しなくなるため、多くの自治体で登録が失効します。新しい印鑑を用意して登録し直す手間が発生する点は、意外と見落とされがちです。手続きの前に、自分の状況がこうした例外に当たっていないか、一度確認しておくと安心です。
